Những quý vị xem bài viết này chắc hẳn đang rất đau đầu về việc chuyển văn phòng sao cho đúng cách phải không? Đừng quá lo lắng, vì tại đây HAI LÚA MOVING sẽ chia sẻ cho các bạn: Những kinh nghiệm chuyển văn phòng mới nhất 2022. Theo đó sẽ giúp việc lựa chọn và di chuyển văn phòng của quý khách có thể tiến hành dễ dàng hơn.
Những kinh nghiệm chung khi quyết định chuyển văn phòng mà bạn nên biết
Khi lựa chọn chuyển văn phòng, bạn cần phải chú ý đến nhiều yếu tố vì vị trí mới của văn phòng có thể là một phần quan trọng trong sự nghiệp phát triển công ty. Dưới đây sẽ là một số tiêu chí giúp bạn đánh giá được tác dụng của việc chuyển văn phòng.
– Mục đích thuê văn phòng mới là gì: Văn phòng mới phục vụ cho mục đích gì của công ty: Mở rộng văn phòng để mở rộng kinh doanh hay thu hẹp để giảm chi phí và liệu văn phòng mới ảnh hưởng như thế nào đến kế hoạch kinh doanh trong tương lai.
Ngân sách: Dự tính chi phí cho văn phòng mới (tiền thuê dịch vụ chuyển văn phòng, tiền thuê văn phòng, tiền sắm sửa vật dụng cho văn phòng,…)
Văn phòng mới cần lưu ý các yếu tố như: Đường đi lối lại, bãi đậu xe cho nhân viên và khách hàng, hệ thống điện, nước, an toàn lao động, …để có thể lựa chọn xem có nên chuyển đến hay không và có cần tu sửa không hay sử dụng luôn.
Thời gian: Chọn giờ đẹp, ngày đẹp để chuyển qua văn phòng mới, chấm dứt hợp đồng với bên thuê cũ.
Vấn đề khác: Phong thủy, dân cư, quán xá,… tại văn phòng mới.
Lên kế hoạch sắp xếp đồ dùng, máy móc cũng như sắp xếp vị trí làm việc của các phòng ban trước khi chuyển đến văn phòng mới, tránh để đến lúc tới nơi mới bắt đầu dọn dẹp và sắp xếp sẽ khiến tình trạng lộn xộn, mất tổ chức.
Nếu các bạn muốn chuyển văn phòng thì cần thực hiện các khâu chuẩn bị từ trước đó ít nhất là 2 tháng và chốt địa điểm trước khi chuyển 1 tháng. Việc này sẽ giúp bạn có thời gian lên kế hoạch và chuẩn bị chu toàn nhất cho công cuộc chuyển văn phòng.
>>>Xem thêm: Dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói.
Các bước cụ thể theo thời gian để chuyển văn phòng một cách tốt nhất
1 tháng trước khi chính thức chuyển văn phòng
Chọn thời gian chuyển văn phòng thích hợp, tránh làm ảnh hưởng tới hoạt động vận hành của công ty (Nên chọn các ngày nghỉ như thứ 7, chủ nhật hoặc các ngày lễ Tết để tránh cho công việc bị ùn ứ), ngoài ra cùng cần chọn ngày và giờ có phong thủy tốt.
Thực hiện lập danh sách các loại đồ đạc cần chuyển, kết nối với các đơn vị chuyển văn phòng để dự trù được kinh phí.
Chọn ra những đồ có thể thanh lý để đỡ mất thêm chi phí chuyển dọn và còn có thể đổi mới văn phòng.
Chấm dứt hoặc thanh lý các hợp đồng dịch vụ ở văn phòng cũ như: Hợp đồng thuê văn phòng, Internet, điện nước, …
Làm các thủ tục hành chính cho việc chuyển văn phòng như khai báo thuế, đăng ký lại thông tin kinh doanh, …
Thông báo lại với toàn bộ các khách hàng, đơn vị đối tác và đơn vị vận chuyển về việc di dời văn phòng và địa chỉ văn phòng mới.
Khoảng một tuần trước ngày chuyển văn phòng
Cho thay đổi hết các giấy tờ, thông tin về địa chỉ của công ty ở mọi nơi, bỏ các tài liệu, card visit, … để địa chỉ của văn phòng cũ
Đề nghị nhân viên đóng gói tất cả đồ đạc cá nhân và đóng gói các loại giấy tờ, vật dụng quan trọng của công ty và nhớ phải ghi chú rõ ràng ở bên ngoài để tránh bị thất lạc hay nhầm lẫn nhé.
Một kinh nghiệm của chúng tôi trong một tuần trước khi chuyển văn phòng đó là hãy xin phép bên quản lý văn phòng cũ cho phép sử dụng thang máy và tầng hầm, cửa chính để chuyển đồ
Trong ngày chuyển văn phòng
Cần có hoạt động phân công nhân sự công ty chịu trách nhiệm cho công cuộc vận chuyển. Ít nhất 1 người ở văn phòng cũ, 1 người ở văn phòng mới và 1 người giám sát đơn vị vận chuyển trong suốt quá trình, nhằm đảm bảo không xảy ra sai sót.
Trong trường hợp xảy ra sự cố lúc chuyển văn phòng, nhưng người trực tiếp tham gia sẽ phải chịu trách nhiệm báo cáo cho cấp trên và tìm cách xử lý thỏa đáng
Sau khi chuyển hết đồ đạc cần phải vệ sinh sạch sẽ văn phòng cũ trước khi bàn giao lại cho bên chủ của văn phòng, đây là công việc bắt buộc mà các bạn phải làm
Những lưu ý nhỏ giúp việc chuyển văn phòng trở nên thuận lợi hơn
Các bạn cũng có thể tham khảo thêm một số kinh nghiệm mà HAI LÚA MOVING đưa ra dưới đây để có thể giúp việc chuyển dời văn phòng được thực hiện trơn tru nhé.
– Lập kế hoạch chuyển đồ đạc của văn phòng cũ một cách chi tiết, đảm bảo không bỏ sót bất kỳ thứ gì .
– Lựa chọn đơn vị vận chuyển có uy tín và nhiều gói dịch vụ đi kèm vì việc chuyển văn phòng không chỉ đơn giản đưa đồ vật và con người đi.
– Tính toán ngân sách phù hợp, chuẩn bị trước cho các tình huống có thể phát sinh và chi phí phát sinh
>>>Xem thêm: Những tiêu chí đánh giá chất lượng dịch vụ chuyển văn phòng giá rẻ
Lời kết
Hy vọng bài viết trên có thể cung cấp kiến thức cần thiết cho bạn trong việc chuyển văn phòng. Nếu bạn đang chưa tìm được một đơn vị vận chuyển uy tín cho văn phòng của bạn, vậy thì hãy xem qua dịch vụ của HAI LÚA MOVING, chúng tôi cam kết sẽ mang đến cho bạn một dịch vụ chất lượng với giá thành hợp lý nhất.